Las Necesidades Operativas de Fondos, a menudo abreviadas como NOF, son un concepto clave en el análisis financiero, con el que se encontrará en muchos ámbitos empresariales.

La financiación de las Necesidades Operativas de Fondos es uno de los principales gastos cuando crece la actividad de una empresa, o incluso cuando se pone en marcha un nuevo negocio o proyecto de inversión.

Muchas empresas han quebrado y muchos proyectos han fracasado debido a una mala gestión de la tesorería por haber calculado mal sus Necesidades Operativas de Fondos. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el capital circulante: cómo calcularlo, optimizarlo y financiarlo.

¿ Qué son las Necesidades Operativas de Fondos (NOF) ?

Definición de las Necesidades Operativas de Fondos

Las Necesidades Operativas de Fondos, a menudo abreviadas como Necesidades Operativas de Fondos, son las necesidades de financiación a corto plazo de una empresa o proyecto para compensar el desfase temporal entre las entradas y salidas de pagos.

Se trata de una definición muy académica, pero a menudo difícil de entender a primera vista si no se ilustra con un ejemplo concreto.

A continuación se ofrece una explicación algo más prosaica pero más ilustrada del concepto de Necesidades Operativas de Fondos.

Caso empresarial para ilustrar las Necesidades Operativas de Fondos

Imaginemos que empieza una panadería. Para producir sus primeras baguettes, el panadero tiene que comprar las materias primas: harina, agua, leche, huevos, etc. El lunes por la mañana se aprovisiona de materias primas para el resto de la semana. Supongamos que compra ingredientes por valor de 1.000 euros.

Imaginemos también que el panadero consigue obtener un margen del 20% con sus baguettes. Esto significa que las ventas generadas por sus materias primas ascenderían a 1.200 euros. A primera vista, el negocio parece rentable.

Pero, además de la rentabilidad pura de los productos, hay que tener en cuenta el calendario de pagos y cobros. La producción y venta de baguettes generará sin duda 1.200 euros en ventas, de los que 200 euros serán beneficios, pero también se repartirán a lo largo de toda la semana, mientras que las materias primas se habrán comprado de una sola vez a principios de la semana pasada.

Por tanto, el panadero necesita poder adelantar 1.000 euros en efectivo los lunes para financiar la producción y venta de baguettes durante el resto de la semana.

Ahora imagine que un lunes, el panadero tiene que hacer frente a otro pago, por ejemplo, 3.000 euros de impuestos… Esto podría convertirse rápidamente en una catástrofe si no dispone de suficiente efectivo. En este tipo de situación, el panadero no podrá comprar sus ingredientes y, por tanto, no podrá financiar su negocio para la semana siguiente, aunque su panadería sea rentable.

Así es como una empresa rentable puede encontrarse con dificultades financieras: simplemente por diferencias de calendario en los pagos y los cobros, lo que puede provocar un déficit de tesorería y la asfixia de la empresa.

Así que puede ver lo importante que es calcular y prever correctamente las Necesidades Operativas de Fondos en un plan de empresa, ya sea para una adquisición por fusiones y adquisiciones o para el lanzamiento de un nuevo proyecto o empresa. De hecho, es importante calcular el capital circulante en función de los distintos niveles de crecimiento. De ese modo, se puede planificar para todos los escenarios posibles y evitar sorpresas desagradables.

¿ Cómo se calculan las Necesidades Operativas de Fondos ?

Ahora que hemos visto la definición de Necesidades Operativas de Fondos y hemos ilustrado su importancia con un ejemplo concreto, he aquí la fórmula exacta para calcularlo:

NOF = activo circulante – pasivo circulante

Más concretamente:

NOF = media de deudores comerciales + media de existencias – media de acreedores comerciales

Como puede ver, las Necesidades Operativas de Fondos se calculan únicamente a partir de los datos del balance, en particular del activo circulante.

Un punto importante a tener en cuenta es que una vez que una empresa o proyecto está en marcha, lo importante no es tanto el NOF como su evolución: aumento o disminución. Si en el periodo N su NOF alcanza los 10.000 euros y luego aumenta a 15.000 euros en el periodo N+1, lo importante es el aumento de 5.000 euros. La financiación necesaria entre los periodos N y N+1 será de 5.000 euros, no de 15.000 euros.

Comprender el resultado del cálculo de las Necesidades Operativas de Fondos

Ahora que hemos visto la fórmula de las Necesidades Operativas de Fondos, es fundamental saber interpretar el resultado.

He aquí las distintas situaciones que puede encontrarse:

NOF positivas

Un NOF positivo significa que hay necesidad de financiación externa para poner en marcha y luego mantener la actividad de la empresa, o incluso su crecimiento.

Esta financiación se utilizará para pagar la constitución de existencias y cubrir los créditos comerciales hasta que se reciban los pagos de los clientes. Este puede ser el caso cuando los clientes no pagan al contado sus pedidos. Por ejemplo, al comprar un coche, es habitual pagar en varios plazos. Por lo tanto, la empresa que vende el coche debe financiar sus Necesidades Operativas de Fondos hasta que reciba el pago completo de sus clientes.

Una necesidad de capital circulante positiva es el caso más común y el que requiere mayor atención, ya que puede conducir a un déficit de tesorería y, en consecuencia, a la quiebra si no se ha previsto suficientemente la financiación de la necesidad de capital circulante.

Caso de NOF igual a cero

Una necesidad de capital circulante nula significa que no necesita financiación para poner en marcha y mantener la actividad de la empresa, porque los activos a corto plazo son insignificantes en comparación con los pasivos a corto plazo.

En el caso de nuestra panadería, esto sería posible si los proveedores a los que se compran las materias primas acordaran cobrar, no a partir del lunes, sino a medida que el panadero venda sus baguettes. Esto evitaría que el panadero tuviera que adelantar dinero para pagar sus ingredientes.

NOF negativas

Cuando las Necesidades Operativas de Fondos son negativas, los activos (existencias y deudores comerciales) son inferiores a los pasivos (acreedores comerciales).

Esto significa que no se necesita financiación externa para pagar los activos a corto plazo, es decir, para poner en marcha y mantener la empresa. Mejor aún, un NOF negativo demuestra que la actividad de la empresa se autofinancia.

Es el caso, por ejemplo, de las actividades de servicios que no requieren existencias, o de las industrias de distribución o restauración, en las que los clientes pagan al contado pero los proveedores cobran con varios meses de retraso (por ejemplo, los supermercados).

Ejemplo de cálculo de las Necesidades Operativas de Fondos

Una empresa que fabrica botellas de plástico inicia su actividad en febrero de 2020.

Está sujeta a un tipo de IVA del 20%. Por tanto, paga el IVA al Estado todos los meses. En otras palabras, cada mes calcula cuánto IVA ha recaudado (el 20% de su facturación del mes anterior) y cuánto IVA ha pagado (el 20% de sus compras del mes anterior). Es la diferencia entre estos dos valores lo que la empresa debe pagar al gobierno (o ser reembolsada si ha pagado más IVA del que ha recibido) y lo que, por lo tanto, forma parte de su NOF.

En enero, compra materias primas por valor de 100.000 euros, IVA excluido, es decir, 120.000 euros IVA incluido (20%).

Paga a sus proveedores en el plazo de un mes y recibe los pagos de sus clientes al cabo de dos meses.

En febrero, registró unas ventas de 80.000 euros sin IVA, es decir, 96.000 euros con IVA, y compró materias primas por valor de 50.000 euros sin IVA, es decir, 60.000 euros con IVA.

Por último, en marzo, la empresa registró unas ventas de 150.000 euros sin IVA, es decir, 180.000 euros con IVA, y compró 40.000 euros sin IVA en materias primas, es decir, 48.000 euros con IVA.

Vende sus productos con un margen del 30%, por lo que en febrero sus ventas de 80.000 euros reducen sus existencias en unos 61.500 euros. Si obtiene un margen del 30%, esto significa que los productos que vende le han costado y, por tanto, están valorados en sus existencias un 30% menos que el precio al que los vende.

Los cambios en NOF fueron los siguientes:

NOF = existencias + deudores comerciales + deudores por IVA – acreedores comerciales – deudores por IVA

(nota: utilizaremos el mismo código de colores para los cálculos de nuestro ejemplo, para que puedas ver a qué datos se refiere cada cifra)

=> enero :

– La empresa compra existencias por valor de 100 000 euros sin IVA, es decir, 120 000 euros con IVA, y registra un IVA a cobrar de 20 000 euros (el Estado debe devolver estos 20 000 euros a la empresa al mes siguiente).

– Por otro lado, aunque compra sus mercancías en enero, hemos dicho que paga a sus proveedores con un mes de retraso. No desembolsará los 120.000 euros, IVA incluido, hasta el mes siguiente. Por lo tanto, la empresa no tiene desembolsos que hacer en enero.
NOF = 100 + 0 + 20 – 100 – 20 = 0

=> febrero :

– La empresa realiza unas ventas de 80 000 euros sin IVA (es decir, 96 000 euros con IVA). A pesar de registrar unas ventas de 80 000 EUR, los clientes no pagan hasta pasados 2 meses. Por lo tanto, la empresa no ha recibido los 80 000 euros en efectivo, sino que no los recibirá hasta dentro de 2 meses (es decir, en abril). Por tanto, los créditos comerciales ascienden a 80 000 euros y aumentan el capital circulante.

– Las existencias de la empresa disminuyen en 61,5k€, que son las correspondientes a las ventas de 80k€ sin IVA. Si la empresa vendió 80 000 euros con un margen del 30 % sobre sus costes, esto significa que sus ingresos de 80 000 euros corresponden a la venta de 80 euros/(1+30 %)=61,5 000 euros de bienes que había comprado previamente. Las existencias también aumentan en 50 000 euros debido a las nuevas compras de materias primas.

– Registramos un IVA a cobrar de 10 000 euros por nuevas compras de materias primas de 50 000 euros sin IVA. También hay una deuda por IVA de 16k€ sobre unas ventas de 80k€.
NOF = (100 – 61,5 + 50) + 80 + 10 – 50 – 16 = 112,5k euros
El aumento del NOF, es decir, la financiación externa necesaria para cubrir el activo circulante, es de 112,5k euros.

=> Marzo :

– La empresa realiza ventas por valor de 150.000 euros sin IVA, es decir, 180.000 euros con IVA. Los créditos comerciales han aumentado en 150 000 euros porque los clientes no pagarán las ventas de este mes hasta mayo. Estos créditos deben añadirse a los 80 000 EUR que los clientes pagarán en abril.

– Las existencias aumentaron en 40.000 euros debido a nuevas compras de materias primas y disminuyeron en 115.400 euros debido a las ventas del mes (ventas de 150.000 euros). A esto hay que añadir los 88,5k€ de existencias que quedan de febrero(100 – 61,5 + 50 en el cálculo anterior).

– El IVA por cobrar aumenta en 8 000 euros debido a nuevas compras de materias primas. La deuda por IVA aumenta en 30k€, correspondientes a las ventas de este mes de 150k€ sin IVA.
NOF = (88,5 – 115,4 + 40) + 80 + 150 + 8 – 40 – 30 = 181,1k euros
El aumento del NOF, es decir, la financiación externa necesaria para cubrir el activo circulante, es de 68,6k€ (181,1 – 112,5).

Necesidades Operativas de Fondos calculadas en días

Como ya hemos explicado, el NOF es ante todo un desfase de tesorería entre los gastos para financiar la actividad diaria y la recepción de los pagos de los clientes.

Por tanto, puede expresarse en euros, utilizando las fórmulas indicadas anteriormente, pero también puede estimarse en términos de días: «¿cuántos días de existencias tiene la empresa?», «¿cuántos días hay que esperar para recibir el pago de los clientes?», «¿cuántos días antes de pagar a los proveedores?».

Las fórmulas para calcular la duración de las Necesidades Operativas de Fondos son las siguientes:

• Tiempo de rotación del inventario (días) = [ Inventario medio (euros) / Costes de producción (euros) ] *360 días
• Días de ventas pendientes = [ Deudores (euros) / Ventas (euros) ] * 360 días
• Periodo de pago de la carretilla (días) = [ Acreedores comerciales (euros) / Compras de materias primas y mercaderías (euros) ]. * 360 días

Por último, a partir de estos tres datos, podemos calcular una cifra muy interesante para el director de una empresa: el Ciclo de Conversión de Efectivo, que corresponde a todo el ciclo de creación de efectivo de una empresa, es decir, el tiempo medio que transcurre entre el primer gasto en materias primas o mercancías y la recepción del último pago, una vez vendido el producto acabado:

Ciclo de conversión de efectivo (días) = Tiempo de rotación de existencias + Tiempo de pago al cliente – Tiempo de pago al proveedor

Para ilustrar estas fórmulas, tomemos el ejemplo de una empresa que fabrica y vende compotas de frutas.

A finales de 2020, sus existencias de frutas y compotas ascienden a 70.000 euros, sus créditos comerciales a 250.000 euros y sus débitos comerciales a 180.000 euros. Los costes de producción en 2020 fueron de 650.000 euros, la facturación del ejercicio fue de 900.000 euros y la empresa compró 600.000 euros de materias primas y mercancías en 2020:

• Tiempo de rotación del inventario = (70.000 euros / 650.000 euros) * 360 = 39 días
• Periodo de pago al cliente = (250.000 euros / 900.000 euros) * 360 = 100 días
• Plazo de pago al proveedor = (180.000 euros / 600.000 euros) * 360 = 108 días
• Ciclo de conversión de efectivo = 39 + 100 – 108 = 31 días

Esto significa que, por término medio, la empresa tiene que adelantar el equivalente a 31 días de tesorería entre el pago a sus proveedores, la venta de sus existencias y el cobro de sus clientes.

Controlar y financiar las Necesidades Operativas de Fondos

Ahora que conoce bien el concepto de Necesidades Operativas de Fondos, comprenderá la importancia de estimarlas y controlarlas correctamente para garantizar su financiación y no quedarse sin liquidez.

Control de NOF

Hay varias formas posibles de controlar las Necesidades Operativas de Fondos de una empresa, es decir, de reducirlas al máximo.

Estas son las principales palancas:

• Plazos de pago de los clientes: el primer método consiste en reducir al máximo los plazos de pago de los clientes. Cuanto antes paguen los clientes, menos financiación tendrá que encontrar la empresa para pagar sus gastos corrientes entre la fecha de venta y la recepción del pago. Sin embargo, hay que tener cuidado de no apresurar demasiado a los clientes y arriesgarse a ahuyentarlos. Si pagan en un plazo más corto, su propio capital circulante se deteriorará y serán reacios a pagar. Por tanto, las condiciones de pago suelen ser un argumento comercial de peso. Corresponde a la empresa analizada encontrar el justo equilibrio entre la optimización de su NOF y su política comercial para convencer a sus clientes de que le compren a ella y no a la competencia jugando con las condiciones de pago que ofrece. Todo esto es una cuestión de negociación entre la empresa y sus clientes.
• Existencias de bienes y materias primas: para reducir su NOF, una empresa también puede intentar reducir el tamaño de sus existencias o incluso trabajar sobre la base del «justo a tiempo». En el mercado del automóvil, Toyota revolucionó su sector adoptando este enfoque con sus políticas de «toyotismo» y «justo a tiempo». Sin embargo, es importante tener en cuenta que la empresa puede correr el riesgo de quedarse sin existencias en caso de un pedido inesperadamente grande. Una vez más, el truco está en encontrar el equilibrio adecuado entre la gestión del capital circulante y los riesgos que conlleva.
• Plazos de pago a los proveedores: esta vez, el objetivo es aumentar al máximo los plazos de pago a los proveedores. Cuanto más tarde una empresa en pagar a los proveedores después de que estos le hayan entregado sus suministros, más probabilidades tendrá de haber convertido ya sus compras en ventas y, por tanto, de haber recibido ya los recibos de sus clientes en el momento de pagar a sus proveedores.

Financiación del NOF

Aunque optimice al máximo sus Necesidades Operativas de Fondos, rara vez podrá reducirlas a cero. Por eso es importante saber cómo financiarlo. A continuación se indican algunas de las formas en que las empresas tratan de optimizar sus Necesidades Operativas de Fondos:

• Descubierto bancario: solicita a tu banquero una línea de descubierto para financiar el activo circulante hasta que recibas los primeros pagos de tus clientes.
• Capital circulante: constitución de capital circulante, es decir, una reserva de tesorería generada internamente que puede utilizarse para financiar las Necesidades Operativas de Fondos.
• Aportaciones en cuenta corriente: los accionistas de una empresa pueden conceder un préstamo a la empresa que ésta puede reembolsar en cualquier momento. Esto proporciona a la empresa una fuente inmediata de efectivo para financiar sus Necesidades Operativas de Fondos.